在工作中,我们会接触到大量的信息,如何将这些信息管理好就成了问题,在本场 Chat 中,我将为你分享如何更好的使用印象笔记来提升工作效率。在本场 Chat 中你可以学到的:
本场 Chat 为免费 Chat,旨在帮助大家提升工作效率,更好的工作。
本文约15000字,包含大量图片,预计阅读时间为20-30分钟,建议在 wifi 下阅读。
本次的 Chat 从整体来说,是一个新手入门指南,但在内容不会局限于入门导引,以适应各个阶段的用户。
由于 GitChat 上的主要用户都是互联网相关的从业人员,也根据大家的一些特性进行了一定的内容的定制,来帮助大家更好的使用印象笔记。如果你使用的不是印象笔记也没有问题,本文的一些内容依然会给你带来一些启发,帮你更好的使用你自己的笔记软件。
本次 Chat 中涉及到的截图均为 macOS 、iOS 和 Chrome 上的截图,对应平台的用户可以自行寻找对应平台的软件。
希望这次 Chat ,能够帮助还没有用过印象笔记的你开始尝试使用印象笔记来管理自己的工作和生活;帮助已经开始使用印象笔记的你更好的使用方法。
如果你有什么问题,都可以在文章底部的评论框中留言,参与讨论。
你可以点击下方的目录,直接跳转到你想要去的部分。
本章节主要是为了帮助初次接触印象笔记的朋友快速熟悉印象笔记。如果已有基础的朋友,可以直接跳到中级内容。
印象笔记是一款多功能的笔记类应用,分别国内版本的印象笔记和国际版本的 Evernote,本文主要介绍国内版的印象笔记。
印象笔记主要有以下几个特性:
借助这些特性,我们可以快速的构建起自己的个人知识库。
我们在工作中每天都会接触到海量的信息:来自上司的信息、来自同事的信息、来自客户的信息,我们大量的时间都花费在了存储信息、查询信息、收集信息上。也正是这些动作,使我们的工作效率在不断的降低。我们花费大量时间去做一些不必要的沟通,时间也被这些沟通切割成一块一块的,精力再也无法集中,我们的工作效率也不断下降。
究其原因,是我们的大脑本质上依然是一个思考工具,而非存储工具,它擅长思考,不擅长存储。我们用错了我们的大脑!
在如今这个存储和计算能力不断提升的时代,我们可以将我们大脑所不擅长的功能,分离出来,交给软件来实现。而印象笔记的云端存储和高效搜索,正好满足了我们这个需求。
在本文中,我们不再具体讲解如何使用印象笔记,如果你还不会使用印象笔记,可以到本文底部的延展阅读中查看印象笔记官方提供的视频教程。
这里我拿出一些新用户经常会问到的问题,来帮助你度过刚开始的迷茫期。
使用印象笔记还是 Evernote
当你开始使用印象笔记时,你需要注册一个账号,来存储你的数据,在注册账号上,你有两种选择:注册国内版本的印象笔记或者注册国际版本 evernote 。
如何选择二者
对于追求高效工作的人来说,我的建议是使用国内的版本,因为受到网络波动影响的可能性更小,你使用时的体验也会更好。
对于一些预算不足的人来说,国际版虽然会损失同步数据的速度,但是可以降低预算,性价比非常高。
如果你是社交控,那么建议你选择国内版本,因为国内的印象笔记团队在做的一项非常重要的工作就是印象笔记的本地化,如果你选择 evernote ,可能某些本地化的功能你就无法使用,比如微博消息的存储。
升级账户
印象笔记有三种不同的账户,分别是免费账户、标准账户和高级账户,不同类型的账户的权限和功能有所不同,具体的功能可以参看下表。
如果你是第一次使用印象笔记,可以先暂时使用免费账户,当免费账户提供的资源不够时,再考虑升级至付费账户。
如果你平时在印象笔记中存储的主要是文字和少量的图片,比如写稿等,那么免费账户的流泪绰绰有余。
如果你平时管理的内容包括图片、文字,或是要用到邮件转存功能,又或是你要用到离线访问笔记、邮件转存等功能,你可以选择只购买标准账户。
如果你深度使用印象笔记,或者印象笔记的一些高级功能可以给你很多帮助,那么你就需要升级到高级账户以满足你的需求。
顺便提一下:在每年的双十一,印象笔记高级账户一般都会有约6折的折扣,在双十一时升级高级账户,甚至比你升级标准账户还要便宜!所以我非常推荐你等几天,目前已经十月份了,马上就到双十一了。可以暂时使用普通版,等双十一再升级为高级账户
印象笔记中几个基本元素
在使用印象笔记时,我们会遇见一些概念,或者说元素。这里也补充一些关于这些元素的说明。
笔记:笔记是印象笔记管理中的最小单位,印象笔记中的每一组信息,都存放在一个独立的笔记中。
笔记本:笔记本是用来组织笔记的单位,我们借助笔记本可以整理相同类型的笔记或相互有关联的笔记。一个笔记本内可以有多个笔记。不同的笔记本是平行的,不分层级的。
笔记本组:由于笔记本之间是平行的,我们无法实现对笔记本的层级管理。所以印象笔记中还有一个笔记本组的概念,来实现层级管理笔记本。我们可以将多个笔记本放在同一个笔记本组中。需要注意的是,笔记本组本身并不能存放笔记,笔记只能存放在笔记本中,所以这里使用虚线表示。同时,笔记本组也是一级的,我们无法在笔记本组内创建新的笔记本组。
标签:标签用来给笔记添加不同于笔记本的属性的。因为我们的一条笔记可能会有多个不同的属性,比如,某条笔记可能属于项目一,所以我们要把它放在项目一种,但是同时它还是一个会议记录,所以我们可以为其添加一个“会议记录”标签。在我们后续进行查找时,我们就可以借助标签,来实现快速查找对应笔记了。笔记的标签在精而不在多,选择最合适的、后期可能会作为关键词的内容作为我们用来
在这个章节中,我将带你拓展关于印象笔记的一切,让你更加高效的使用印象笔记。
这部分我来给你介绍一下使用印象笔记的一些思想:
用的越多,价值越大:在使用印象笔记过程中,要尽可能只使用印象笔记来存储信息。同时使用多款笔记产品只会增加你的记忆负担,将所有需要记忆的内容都交给印象笔记吧!印象笔记中存储的信息越多,专属于你自己的知识库就越大,通过印象笔记内构的强力搜索功能,可以有效的提升你搜寻信息的效率。高级账户用户还可以借助查看相关内容的功能来实现搜索内容的延展,快速找到和主题相关的内容。
使用剪藏来收集信息:印象笔记为我们提供了简单好用的剪藏插件,我们可以借助剪藏插件来提升信息收集的效率。对剪藏到的信息进行批注和修改,并辅以标签,可以帮助我们更好的使用该信息。相比于浏览器的书签,会更加有用。而且还无须担心书签的失效的问题。
别太纠结笔记本和笔记的数量:笔记和笔记本只是用来帮助我们管理具体的信息的,我们并不需要太过在意其数量。因为任何我们需要找它们的地方,都可以通过搜索来完成查找的工作,效率会比手动选择要高得多。
已保存搜索+标签=筛选笔记:选择有价值的、可供搜索的标签来为笔记添加筛选,可以将你常用的搜索关键词设置为标签,来提升你的查找效率。
使用笔记链接,查看相关内容 :印象笔记支持内部链接和外部链接,借助内部链接可以轻松实现在不同软件中跳转到印象笔记中和笔记之间的跳转。此外,还可以为每个笔记本创建一个目录。通过目录来进行筛查,方便找到要找的笔记。
把其他的一些东西也放进来:将可能需要的东西都放在笔记中。在你添加笔记时,可以将相关的菜单、文档、名片、收据、白板等都存放在笔记当中,并借助笔记的文字识别功能来提升效率,完成快速检索。
简化你的笔记本和标签:虽然你可以无限制的创建笔记本,但是考虑到你的注意力和精力的问题,我依然建议你去除空白的笔记本,合并一些无用的笔记本,这样可以减少你选择笔记本时的干扰项,节省你的精力。精简标签同理。
不要让你的笔记只是笔记:一个新人在刚刚接触到印象笔记这类数字化笔记时,最容易出现的问题就是只收集,不处理。倘若如同仓鼠一搬只收集,不使用,那么你并没有通过使用印象笔记获得提升,在收集到了信息后,并进行处理、创造,才能让你的笔记不止是笔记。
在了解了思想上的一些使用注意点之后,我来分享一下我自己使用印象笔记的工作流。
这里的核心有以下两点
明确了工作流,接下来我们来细化印象笔记的入口和出口,借助这些信息入口和出口,我们可以更好的使用印象笔记,我们的种种不同的应用,都是对印象笔记的入口和出口的整体使用。
入口 · 印象笔记网页客户端
印象笔记为用户提供了网页客户端,我们可以通过网页客户端来完成我们的基础操作,比如添加笔记等。
除了基础部分以外,网页客户端也是印象笔记账户设置项最全的一个客户端。点击左下角的用户头像,在弹出菜单中选择设置,可以进入到设置页面。
在设置页面,我们可以管理我们的账户信息(昵称、头像、邮箱地址)、设备信息(设备列表)、安全设置(账户密码、两步验证、应用授权、访问记录)、购买历史等等。
这个入口大多数时候只用于临时访问印象笔记,因为印象笔记的众多客户端足以满足我们几乎所有的信息收集需求。
入口 · 印象笔记剪藏插件
印象笔记为我们常用的浏览器(Safari、Chrome、Firefox)提供了剪藏插件,我们可以使用剪藏插件快速的从互联网上获取信息并存储到我们个人的信息库中。
你可以访问 https://www.yinxiang.com/webclipper/install/ 去安装剪藏插件,也可以在 Chrome 的应用商店中搜索印象笔记( Safari 和 Firefox 下叫 evernote Web Clipper,),如果你使用的不是这三款浏览器,也可以点击这个链接,去找找看有没有你在用的浏览器。
在插件安装完成后,你可以在菜单栏中点击插件图标,并登录你的账户。待登录成功后,你就可以进行网页内容的剪藏了。
剪藏默认有五个模式:
在模式的选择上,我给你的建议是,优先使用隐藏广告模式,一方面,它可以帮助我们在阅读时更加专注,另一方面,在我们保存为笔记时,也可以隐藏掉一些无用的元素,简化格式。
如果你收藏的内容对格式要求很高,那么你建议使用网页正文模式。
隐藏广告模式下对于代码的识别还是非常不错的。如果是代码,可以直接使用隐藏广告模式来进行收藏。
除此之外,在设置中,你可以设置剪藏的默认笔记本和默认标签以及设置剪藏插件的快捷键来提升你的剪藏效率。
对于高级账户用户,印象笔记剪藏插件还提供了搜索引擎的拓展能力,可以让你在使用搜索引擎的同时,搜索到印象笔记内的文章。
入口 · PC / Mac 客户端
你可以前往 https://www.yinxiang.com/download/ 下载 PC/Mac 的客户端。
PC / Mac 客户端更多的时候都是用它来查看和编辑笔记,而非添加笔记。因为更大的屏幕可以让我们更好的处理文字内容,有更高的效率。
我们可以将其他入口收集到的资料在 PC 客户端上进行编辑和处理,使收集到的信息变成属于我们自己的资料。
PC / Mac 客户端目前已经支持代码块的插入,对于开发者群体来说是个好消息。
入口 · iOS / Android 客户端
我们可以前往 App Store 下载印象笔记客户端,只要在搜索框内输入:印象笔记,搜索,即可找到客户端。
我们可以在移动端通过 App 来完成内容的添加,不过与其客户端最匹配的还是系统自带的分享功能。不少 App 本身不带保存到印象笔记的功能,但是可以借助系统的分享功能来接入分享到印象笔记。
在印象笔记的客户端内点击加号,就会进入新建笔记的界面,你也可以长按加号,来选择新建其他类型的笔记。
在随身的移动端入口,建立不同类型的笔记,来实现对信息的全方位收集,能够让我们针对某一件事情做到更加及时、细致的记录。
随着移动互联网的发展,移动端必然会更加的受到重视,移动端所具有的随时随地的特性也可以帮助我们更好的使用印象笔记,收集身边的信息。
入口 · 新浪微博
微博目前仍然是很多人获取信息的一个通道,印象笔记也接入了微博,来帮助我们管理微博上的内容。
你只需要如下操作:
通过@我的印象笔记微博号,你就可以将你认为的不错的微博内容转存到印象笔记当中。
笔记默认存放在 新浪微博 笔记本内
入口 · 微信
微信目前是人手一个,真正的国民 App ,印象笔记也做了对应的适配,你可以关注印象笔记的微信服务号
在关注成功后,系统会自动引导你绑定印象笔记账户。在绑定完成后,你就可以将你要收藏的内容转发给该服务号,内容就会自动转存到你的印象笔记中。
借助于我的印象笔记公众号,我们可以在印象笔记中存储
笔记默认存放在 微信 笔记本内
国际版用户可以在微信搜索搜索 My Evernote 并绑定,和我的印象笔记操作逻辑一致。
入口 · 印象笔记扫描宝
印象笔记扫描宝是印象笔记推出的一款独立的扫描 App,你可以在 App Store 中下载到它。
在下载完成后,会让你登陆你的印象笔记账户。
只要将要扫描的文件放在一个反差较大的桌面上,开启扫描宝就可以将对应的内容扫描成为数字文档。并借助之前绑定的印象笔记账户,将扫描结果保存在印象笔记中。
扫描宝还可以对接 ScanSnap 扫描仪,来完成批量内容的扫描,在批量进行文档的数字化时,能够给我们节省大量的时间。
入口 · 印象笔记圈点
圈点则是印象笔记推出的一款标记应用,可以在 网页、图片、地图、PDF 上进行标记的 App ,你可以通过圈点来完成内容的标记,还可以借助圈点的画图模式来绘画。
在选择好你要进行标记的图片后,可以通过点击左下角来切换颜色,点击右下角来切换标记的工具。
圈点和扫描宝都是印象笔记的局部功能拆分出来的,如果你不打算在手机上处理你的笔记,那么你完全可以只安装这两个 App 来完成对应的工作,而无需安装印象笔记 App。
入口 · 邮件分享
在网页端中,点击左下角头像进入设置页面后,点击左侧菜单栏中的账户一览,将页面拖到最下方,你可以看到一个发送电邮到的选项。这个选项为你提供了一个邮箱地址,就像这样:
你可以通过这个邮箱来新建笔记,存储信息。比如:备份你的重要邮件、发送你的 Kindle 读书笔记到印象笔记中等等。
我们常用的入口就这些,接下来我们来看笔记的出口
出口 · 笔记复制导出
笔记是文本数据,最为简单的导出的方式便是复制内容,并导出。这个是最简单的,也是最常用的方法。
选择你要复制的内容,可以直接粘贴到富文本编辑器,如 Ueditor 中,格式也会保留下来。对于一些习惯在手机上编辑内容的人来说,这个功能可以帮助更加高效的利用其碎片时间。
出口 · 一键笔记演示
印象笔记支持在软件内一键开启演示,你可以在你的笔记中点击一键演示的按钮,开启演示。
在演示界面设置分享的屏幕,你就可以轻松在会议上演示你提前准备好的笔记了。
进入演示界面后,左上角可以设置演示的屏幕,右上角可以设置激光笔的颜色、字体的大小和分页的设置(演示功能支持使用分割线来分页)
出口 · 笔记整体导出
你可以选择你的所有笔记,在菜单中的 “文件” —— “导出笔记” 来导出你的所有笔记。你可以将你的笔记导出为 html 或 印象笔记特有的 enex 格式。
出口 · 笔记导出PDF
在笔记中右击,然后,你可以在菜单中找到转换笔记为PDF,点击后,印象笔记会自动创建一个新的笔记,新笔记的内容就是生成的PDF,下载生成的PDF,即可实现笔记内容的导出。
上述就是我们讲到的印象笔记的入口和出口,借助这些入口和出口,我们可以很好的完成信息的收集和导出的工作。除了上述这些入口,你还可以在印象笔记的百宝箱中找到更多支持印象笔记的 App 和工具
虽然我们大部分时间都会通过搜索来完成笔记和笔记本的查找,但是,一个合理规划的笔记本分类仍然节省我们的注意力,同时也免于我们在使用时出现种种不适。
一般来说,笔记本和笔记本组的命名主要有以下四类:
具体的设置效果如下:
通过设置有规律的笔记本名称,可以帮助我们更加高效的管理记事本。
在这个章节,我们来看一些相对更为高级的内容,我们的职场相关的案例展示也在这一部分。
接下来,我们来取出几个职场中的例子,来帮助你理解如何使用印象笔记来提高我们的工作效率。
如何借助印象笔记完成一场会议?
在上述的过程中,我们只使用了印象笔记和 Xmind 两款软件就完成了大部分任务,在任务进行过程中,我们不再需要人工多次传递会议的相关内容文件,只需要将相关人员添加到笔记本的分享列表中即可。
如何借助印象笔记完成和甲方的沟通
如何借助印象笔记加速工作资料查找过程
在工作时,除了一些比较简单的工作,我们很少有完全不需要搜索的时候。每次都在互联网海量的数据中搜索,让我们的效率不断的降低,借助印象笔记的剪藏功能,我们可以提升搜索的效率。
如何借助印象笔记完成工作日报、周报、月报
我们每天都要写日报,每周有周报,每月有月报,如何更好的完成这些报告,让这些报告更加饱满呢?你可以试试让印象笔记来做你的 GTD 工具。
每天来到公司,为自己创建一条新的笔记并置顶。笔记名如下“2017年9月28日工作日报”,并为其添加几个标签,如:”201709“,”0928“,”2017年第39周“。后续,你可以通过这些标签来整理自己的日报。
在笔记内使用分割线来切分区域,将笔记分为收集箱、重要且紧急、重要且不紧急、紧急且不重要、等待他人、日报六个区域,并辅以复选框,就可以构建一个简单的 GTD 系统了,将要做但无法马上做的事情放在清单中,并在有空时随时查看清单,处理任务。涉及到的资料的,还可以借助印象笔记的内部链接来实现资料的串联。
每天晚上需要写日报时,只需要打开这个笔记,直接在底部的日报区域完成日报的撰写。每天做的事情都清晰可见,你的日报也会更加丰满,任务内容还可以从上方直接复制下来。
在写周报时,只要搜索标签“2017年第39周”,就可以找到对应周的日报。你可以将当前周的笔记复制一份,再借助印象笔记的合并笔记功能,合并成为一个单独的笔记,并在这个单独的笔记中撰写自己的周报。记得为这个笔记创建一个标签“周报”
月报则可以通过搜索“201709” 和 “周报”这两个标签,搜索到这个月的所有周报,同样的复制并合并,撰写当月的月报。
如何使用印象笔记来管理客户名片
印象笔记有非常好用的图片识别和图片内文字的功能。当我们在工作时遇见了客户或是潜在的客户,我们就可以借助印象笔记来管理我们的客户。
如何借助印象笔记实现办公无纸化
印象笔记有非常好用的扫描识别。如果你不喜欢在手机上安装印象笔记客户端,也可以安装印象笔记推出的独立的扫描工具:印象笔记 · 扫描宝。
如何更好的在工作中应用印象笔记?
印象笔记的功能十分简单,我们所挖掘出来的种种职场中的应用,不过是将其众多的入口和出口进行整合,来实现特殊的功效。
这也就是为什么印象笔记要优于其他云笔记产品,大量的入口可以保证我们可以收集到足够的数据,我们借助笔记的出口和印象笔记本的分享功能,便可以实现非常高效的职场工作流。
关于印象笔记的快捷键,我不再单独拿出来说,大家可以前往印象笔记官方的文章中去查看具体的快捷键安排 隐藏在键盘里的高效率
印象笔记的搜索功能非常强大,我们可以借助特定的搜索语法,来实现独特的搜索结果。接下来,我来举几个例子。
intitle:测试
搜索标题中含有测试的笔记
encryption
搜索包含加密文本的笔记
source:mobile*
搜索所有在手机上创建的笔记,source:mobile.android
可以搜索安卓手机创建的笔记,source:mobile.ios
可以搜索 iOS 设备创建的笔记,source:mail.*
则是搜索来自邮箱的笔记,source:web.clip
是来自剪藏插件的笔记。
resource:audio/*
搜索包含录音文件的笔记
todo:*
搜索包含 todo 复选框的笔记,todo:false
搜索包含未勾选复选框的笔记
-tag:*
筛选出所有未打标签的笔记。
搜索的技巧只说一些常用的,具体的完整的技巧你可以在这里找到。
印象笔记为用户准备了非常多不同的模板,你可以通过这些模板,来快速使用印象笔记完成一些特定的工作。
你只需要到印象笔记官方的模板大全中找到你想要的模板,点击页面上方的存入印象笔记,即可将模板存到你自己的笔记中。
如何使用模板
由于 GitChat 的用户群中有非常多的程序员,所以又加入了这个章节。
对于我们程序员来说,我们可以借助印象笔记为我们开放的API,可以很方便的在我们的系统中对接印象笔记,实现更多更好用的功能。
举几个例子:
同样,你也可以借助应用的本地 API,来整合你的编辑器、IDE 等等,实现指定内容自动存储到印象笔记当中。
将印象笔记整合到我们可能会用到的地方,让印象笔记帮助我们记录信息、帮助我们收集信息,所能产生的能量,我们难以想象。这里也只是举几个例子,当你真正到了应用的场景下,我想你能够想出比我更好的用法。
印象笔记 API 地址:https://dev.yinxiang.com/
为了能够更好的使用印象笔记,我这里为你准备了一些参考阅读的书籍和资料,通过这些资料,你可以在现有的基础上更好的使用印象笔记。
凡是给新手推荐印象笔记的书,一般大家都会推荐这三本书,一方面这三本书真的很经典,另一方面,一些海外的书并未引入境内。所以大家都会推荐这三本。
我自己是一个印象笔记的用户,在过去的一段时间里,我切实感受到了印象笔记带给我的效率提升,今天在这里将我的技巧分享给你,也希望能够对你有所帮助或启发。
如果你在使用印象笔记的过程中,出现了什么问题,可以在文章下方评论,我会尽可能的为你解答。
感谢 GitChat 这样一个平台,能够让我帮助更多的人。
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本文首发于 GitChat,未经授权不得转载。
阅读全文: http://gitbook.cn/gitchat/activity/59bc13ed027bc77b77d7d566
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